İhracata başlamak isteyen firmalar için hazırlanan bu rehber yazıda, Bir ihracat operasyonunda neler gerçekleşir adım adım ilerleyerek, ihracat aşamaları nasıl ve hangi sıra ile gerçekleşir? İhracat operasyonunla hangi evraklar kullanılır? Sevkiyat nasıl organize edilir, gümrük işlemleri ne zaman nasıl ve kimler tarafından yapılır madde madde göreceğiz.
1.Aşama: İhracatçı ve İthalatçı arasında teklif ve müzakere aşaması
İhracatçı yani satıcı, ithalatçı yani alıcı arasında, ihraç malına yönelik ilk müzakerelerin, telefon veya yüzyüze görüşüyor olsanız dahi, yazılı ve kayıtlı olması açısından e-mail üzerinden yürütülmesi en sağlıklı yoldur.
İhracatçı firmanın, mallarının özelliklerini, adet, kg, m2 gibi satılacak malın miktarını belirten ve fiyatlandırmada kullanılan ölçüleri içeren bir teklif formu veya proforma faturayı alıcının yani ithalatçının onayına sunması ve uzlaşma sağlanması durumunda, satın alma formu (purchase order) ve/veya kaşe imza ile onaylanmış proformanın alınması en sağlıklı yoldur.
Hazırlanan proforma faturada, daha sonra bir ihtilafa yer bırakmayacak şekilde, ihracatı yapılacak ürüne dair tüm açıklama ve varsa teknik detaylar belirtilmelidir. Yine ihracat ile ilgili, termin, teslim adresi, her iki firmanın adı, adresi ve iletişim detayları gibi bölümler olmalıdır.
İki firma arasında gerçekleşecek ticaretin genel kurallarını, tarafların beklentilerini ve olası ihtilafların çözüm ve cezalarını içeren bir sözleşme yapılması, her iki firma açısından da bağlayıcı olur. Örneğin, termin ile sipariş veren bir alıcının, en geç termin tarihini sözleşmede belirtip, gecikme için günlük ceza bedeli belirlemesi ve ihracatçının bunu kabul etmesi, ihracatçının üretim sürecinde yaşanacak gecikmelerden ve eğer sevkiyatı İhracatçı firma organize ediyorsa, sevkiyatta yaşanacak gecikmelerde, ihracatçı firmanın belirlenen cezayı ödemesini gerektirir. (www.ihracat.co)
1a – Incoterms, “Teslim Şeklinin Belirlenmesi”
İhracat teklif formu veya proformada ortak bir dil kullanılması için teslim şekillerinin (Incoterms) ve kullanılacak incoterms’ün ne olduğunun belirtilmesi şarttır. Örneğin İzmir’de yerleşik bir firma, İzmir liman teslim bir fiyat vermişse, proforma veya teklif formunda “Delivery terms” başlıklı bir satır açıp buraya “Incoterms 2010 FOB Izmir” şeklinde belirtmelidir
1b – Payment Terms, “Ödeme Şeklinin belirlenmesi”
İhracat teklif formu veya proformanızda, “Payment Terms” başlıklı bir satır açıp. Örneğin peşin çalışıyorsanız, buraya “Cash In Advanced” yazmalısınız.
1c – Bank Details, “Banka Bilgileri”
İhracatçı firmanın, ödemenin yapılmasını istediği banka hesap bilgilerinin proforma faturada yer alması faydalı olacaktır. Faturanın bir noktasında “Bank Details” başlıklı bir satır açılarak bu detaylar girilir.
İhracatçı firma, satışını gerçekleştireceği ürünlerin üreticisi veya tedarikçisi olabilir. Siparişe konu ürünlerin, gerek kendi ülkesinde, gerekse ihracatı gerçekleştirilecek ülkede, gümrük işlemleri ve daha sonraki aşamalarda ihtiyaç duyulan kalite belgeleri ve/veya teknik dökümanlar var ise, üretim ve tedarik sürecinin sonunda hazır edilmeli. Alıcı firmanın, paketleme, ambalajlama, palet veya kasa gibi farklı talepleri varsa ise dikkat edilmeli.
3.Aşama: Sevkiyat, Çıkış Gümrük İşlemleri
Ürünlerin sevk tarihi dikkate alınarak, eğer ihracat Ex-works veya Incoterms F grubu bir incoterms ile yapılmışsa, Alıcı firmaya, araç organize etmesi için bilgi verilmeli. Exworks yüklemelerde, ihracatçının ülkesindeki gümrük işlemleri de alıcıya aittir.
Genel uygulama da alıcı firma bu tutarı ayrıca öder veya faturaya gümrük masrafları diye satır eklenir. İhracatçı firma, F grubu ihracatlarda malzeme bir limanda yüklenecekse iç nakliyeyi organize eder. Alıcının nakliyecisine, paket listesi temin eder, konşimento veya CMR hazırlamaları için gerekli bilgileri verir.
Incoterms C grubu ihracatlarda, ihracatçı firma, alıcının ülkesindeki bir limana veya adrese kadar malzemeyi taşıyacağını taahhüt eder.
Incoterms D grubu ihracatlarda ise, ihracatçı alıcının ülkesindeki gümrük masrafları ve DDP ihracatlarda yerel vergileri ödemekde dahil tüm masraflardan sorumludur.
4.Aşama: İhracatçının Hazırlaması Gereken Evraklar
İhracatçı firma, kendi ülkesinde gümrük işlemlerinin gerçekleşmesi ve ardından alıcının ülkesinde gümrük işlemlerinin tamamlanabilmesi için e-fatura, İngilizce fatura ve paket listesi hazırlar. Diğer yandan, gümrük müşavirinin menşe, ATR, EUR1, gibi evrakları hazırlayabilmesi ve beyanname açabilmesi için gerekli bilgileri paylaşır
Gemi veya uçakla taşınacak yükler için konşimento, Tır ile sevke dilecek yükler için CMR hazırlanır. Bu evrakları nakliye firmaları hazırlar, ihracatçı firma, bu belgelerin içeriğinde yer alan, ürün adı, GTIP numarası, adet, ağırlık, kap sayısı, sevkiyat adresi, alıcının iletişim detayları gibi bilgileri nakliyeci ile paylaşmalı ve evrakların draft hallerini kontrol edip onaylamalıdır.
5.Aşama: İhracat evrak Setinin Alıcıya Gönderilmesi
Denizyolu ihracatlarında nakliyeci tarafından, ihracatçıdan alınan bilgilere göre hazırlanan konşimento “Bill of Ladin” adlı evrak, malın taşıma senedidir. Yükleme yapılıp, gemi ihracat ülkesindeki limandan ayrılınca basılır.
5a- Denizyolu sevkiyatları
İhracatçı firma denizyolu sevkiyatı sonrası, konşimento, İngilizce fatura, paket listesi ve menşeden oluşan evrak setini alıcı firmaya, uluslararası kurye firmalar aracılığı ile gönderir. Alıcı firmanın bulunduğu ülkeye göre, A.TR, EUR.1 gibi belgelerin gönderilmesi, alıcının vergi muafiyetlerinden faydalanabilmesi için önemlidir, ayrıca alıcının talep etmesi durumunda, kalite evrakları, yapılmışsa gözetim sertifikası, teknik dökümanlar gibi çeşitli evrakların da gönderilmesi gerekir.
5b- Karayolu sevkiyatları
Karayolu sevkiyatlarında İngilizce fatura, paket listesi ve menşeden oluşan evrak setine, CMR adlı, karayolu yüklerinde konşimentonun karşılığı olan evrak eklenir. Karayolu ile yapılan sevkiyatlarda, orijinal evraklar, şoför beraberinde araçla birlikte gider.
6.Aşama: Alıcının ülkesinde gümrük ve iç nakliye işlemleri
İhracatçı firma, ihraç malını, alıcının depolarına teslim edecek şekilde alıcıyla anlaşmışsa, örneğin teslim şekli, CIP veya DAP ise.
Örneğin gemi ile bir konteyner sevkiyatı yapılmışsa. Alıcının ülkesinde konteynerin indirildiği limandan, alıcının adresine kadar iç taşıma süreci ihracatçının sorumluluğundadır.
Eğer teslim şekli DDP ise, alıcının ülkesinde gümrük vergileri, ve KDV benzeri yerel vergiler yine ihracatçının yükümlülüğündedir.
7.Aşama: İhracat Dosyasının kapatılması
Sevkiyat süreci tamamlanan, alıcıya ihraç ürünlerinin teslim edildiği, ihracat bedeli tahsil edilen, ihraç edilen ürünlerle ilgili bir hasar veya kalite şikayeti yaşanmamış bir ihracat operasyonu tam anlamıyla kapanmış demektir.
İlk aşamada, yurtdışı edilen ihracat dosyasına dair masraf dekontları ve beyanname gümrük müşaviri tarafından beyannamenin kapanmasına istinaden ihracatçıya gönderilir.
İhracatçı firma, konşimento ve diğer orijinal evrakları, alıcı firmaya göndermeden önce, kendi dosyasına eklemek üzere kopyalarını alır. Var ise navlun faturası, ordino bedeli, ardiye, demuraj, yurtdışı vergi ödemeleri gibi, sonradan oluşabilecek masraflara dair faturalar da, temin edildikten sonra, başlangıçta öngörülen maliyetler ile, tamamlanan ihracata dair maliyetler karşılaştırılır. Son aşamada başlangıçta öngörülen birim maliyetler ile nihai maliyetler karşılaştırılır.
